Kanban

Kanban: o que é, para que serve e como funciona o Kanban


Gerenciar projetos, equipes e produtos pode não parecer uma tarefa tão complexa a princípio, mas quanto mais uma empresa cresce, mais difícil se torna manter todos estes processos à vista.

Para resolver este problema, dezenas de ferramentas voltadas a este objetivo surgiram no mercado, mas na década de 60 os japoneses já haviam criado a solução perfeita: o sistema Kanban!

No conteúdo de hoje, explicarei o que é o método Kanban, a que processos ele se aplica e como implementá-lo em diferentes setores da indústria.

Vamos lá?

O que é um sistema Kanban?

O Kanban é um sistema de organização e administração de projetos que visa controlar fluxos de maneira eficiente.

Por ser altamente adaptável à realidade de diferentes negócios, o Kanban é um método amplamente adotado por setores que vão desde logística à desenvolvimento de software.

É uma estratégia altamente visual, portanto dá aos seus adeptos respostas rápidas e muito mais ágeis.

De onde veio o Kanban?

Kanban é uma palavra de origem japonesa que significa “cartões”, e foi lá mesmo no Japão, no Japão, que o sistema surgiu.

Na década de 60, alguns funcionários da Toyota identificaram uma falha no controle de estoque da multinacional.

Por conta do crítico período vivido pelo país no pós-guerra, a escassez de materiais para matéria-prima era um problema real, de modo que os estoques da fábrica não poderiam estar muito acima de determinado nível, mas também não poderiam estar muito abaixo, para não correr o risco de ter que parar a produção.

Para que houvesse um equilíbrio entre estes dois setores — estoque e linha de produção —, alguns colaboradores desenvolveram um método de controle que se baseava em um quadro com colunas e cartões coloridos.

Neste quadro haviam as colunas, que representavam os materiais, e os cartões, cujas cores se relacionavam com o nível de urgência na produção destes materiais.

Por exemplo: se a primeira coluna diz respeito ao material X e seu cartão é verde, isso significa que a sua quantidade em estoque é satisfatória; se a segunda coluna, por outro lado, diz respeito ao material Y, mas seu cartão é vermelho, isso significa que o material Y está em baixa quantidade no estoque e precisa ser reposto.

Com este método, que mais tarde foi incorporado ao Sistema Toyota de Produção, a visualização das necessidades de matéria-prima da fábrica ficaram muito mais claras e explícitas para toda a equipe, e seu sucesso o popularizou entre toda a indústria.

Quais os tipos de Kanban?

Apesar de ter sua origem voltada a sistemas de produção e logística, o sistema Kanban hoje foi adaptado a dezenas de diferentes setores, inclusive às áreas de tecnologia da informação responsáveis por desenvolvimentos de software.

Existem, hoje, dois tipos de Kanban muito populares no mercado: o de produção e o de movimentação.

Produção

Este é o Kanban mais utilizado para os setores que aplicam o método à gestão de tarefas, como marketing, TI, prestação de serviços, autônomos, etc.

Nesta configuração, cada coluna diz respeito a um status de desempenho e cada cartão diz respeito a uma tarefa.

Geralmente utiliza-se três colunas, sendo elas “a fazer”, “fazendo” e “feito”.

No início do projeto, todas as tarefas ficam em uma primeira coluna, chamada de backlog. Para que as tarefas sejam passadas para as próximas etapas, é necessária uma priorização.

Uma vez que estas tarefas começam a ser realizadas, os cartões que as representam vão para a segunda coluna. Quando finalizadas, seus cartões vão para a última coluna.

Para que estes status fiquem visíveis à toda equipe, é importante que o quadro do Kanban fique em um local de boa visibilidade para todos.

Movimentação

O Kanban de movimentação é o Kanban clássico: aquele voltado à indústria e utilizado, como em sua origem, para controlar a movimentação de produtos e estoques.

Como funciona o Kanban?

O Kanban funciona quando os responsáveis pela sua atualização movem os cartões de acordo com a troca de status de alguma tarefa ou da alteração da quantidade de algum produto em estoque.

Em sua configuração original, o Kanban é montado utilizando um quadro e cartões, que ficam enquadrados em colunas desenhadas.

Explicarei, abaixo, a função de cada um destes elementos.

Cartões

Os cartões são parte fundamental do Kanban, já que são eles que se movem e, de fato, sinalizam as necessidades de reposição ou representam as tarefas de acordo com seus status.

Estes cartões podem ser post-its ou qualquer outro material colorido ou pintado.

Para as empresas que utilizam o Kanban de produção, os posts-its são a melhor opção, já que podem ser facilmente manuseados e colados na coluna ao lado.

Colunas

As colunas representam os produtos para o Kanban de movimentação, e os status das tarefas para o Kanban de produção.

Para o Kanban de gerenciamento de projetos, são comuns as colunas de “a fazer”, “fazendo” e “feito”, mas por conta da particularidade de cada projeto ou empresa, estas colunas podem ser personalizadas sem perder a essência do sistema.

Quadro

O quadro é o que dá sustentabilidade à toda organização.

Algumas empresas desenham seu Kanban em paredes inteiras; outras preferem quadros menores.

Para quem utiliza o método para controle de estoque e produtos, uma vez que cada coluna representa um produto, geralmente é necessário um grande quadro.

Quais as vantagens de usar o Kanban?

O Kanban é um sistema de organização muito utilizado há mais de 5 décadas.

E qual é a razão de todo este sucesso?

Abaixo, listarei as principais vantagens do Kanban.

Visão abrangente

Por condensar todos os fluxos de um projeto em um mesmo quadro, ele dá aos seus adeptos uma visão extremamente abrangente de seu andamento.

E não somente a quem é responsável por manipulá-lo, mas a toda a equipe, incluindo líderes e gestores.

O fato do Kanban utilizar cores para sinalizar as necessidades também dá uma visão mais ampla e simplificada de todo planejamento.

Simples

Um dos maiores benefícios da adoção do Kanban é que ele é um método organizacional extremamente simples.

Para implementá-lo basta ter um quadro, uma caneta e uma porção de post-its ou cartões coloridos.

Fácil acesso aos dados

Se um colaborador chega à uma equipe para trabalhar em um projeto que já está em andamento, com o Kanban ele tem acesso rápido e fácil ao backlog de tarefas.

Ele também tem acesso a tudo que já foi feito, a tudo que será feito e a tudo que está sendo feito — do mesmo modo, um gestor com pouco acesso aos andamentos técnicos do desenvolvimento também pode ter um panorama atualizado sobre seus processos.

Melhora no fluxo de trabalho

Uma boa organização de processos auxilia muito o fluxo de trabalho de uma equipe.

Não só porque tudo fica mais claro aos olhos de todo time, mas porque a comunicação entre todos os membros fica muito mais eficiente quando todos estão no mesmo nível de conhecimento sobre o andamento do projeto.

Método cooperativo

Outro ponto importante do Kanban, mas muitas vezes colocado em segundo plano, é que por ser um método cooperativo (todos podem ter autoridade sobre o quadro e atualizá-lo ao mesmo tempo), ele também é muito benéfico para o entrosamento da equipe.

Muitas empresas, inclusive, fazem a atualização do Kanban como primeira tarefa do dia, para que todos os membros possam se comunicar efetivamente e seguir com suas tarefas depois desta atualização.

Aumento de foco

Conhecer o andamento dos processos aumenta o foco de toda a equipe.

Isso porque, ao trabalhar às claras, todos os profissionais podem se concentrar melhor em seus próprios processos organizacionais e no auxílio mútuo entre todo o time.

Gestão à vista

Para os líderes, o Kanban também é muito útil. 

Através dele é possível ter uma visão ampla do andamento do processo, muitas vezes eliminando a necessidade de realizar reuniões cujo objetivo é somente saber, por exemplo, quais tarefas ainda faltam ser realizadas para que o projeto possa ser concluído, otimizando o tempo de todos os profissionais.

Diminui tempo ocioso

Muitas vezes, por depender do trabalho de outro colaborador para prosseguir com suas tarefas, um profissional pode ficar ocioso.

Devido a comuns falhas de comunicação, pode acontecer, ainda, deste tempo ocioso ser desnecessário, caso o outro colaborador já tenha concluído a tarefa necessária para o prosseguimento do trabalho do seu colega.

Com o Kanban, todos têm acesso ao que já foi feito e ao que está sendo concluído naquele momento, evitando este tipo de problema.

Reduz custos

Há no mercado, hoje, dezenas de ferramentas voltadas exclusivamente à gestão de fluxos de atividades ou controle de produtos.


Estas ferramentas, como Trello, Asana e etc, podem ser muito eficientes, mas nada que o Kanban não possa fazer gratuitamente!

Implementar esta metodologia no dia-a-dia da sua equipe pode, ainda, trazer alguma economia com relação ao orçamento voltado à compra de ferramentas para organização e controle.

Onde usar o Kanban?

Por ser altamente flexível, o Kanban pode ser aplicado a diferentes empresas de diferentes setores.

Por exemplo, em agências de marketing prestadoras de serviço e em indústrias que fazem controle de estoque, mas também pode ser aplicado a projetos pessoais. Além, claro, de equipes de tecnologia e desenvolvimento web.

Publicações

Jornais, revistas, portais de notícia, editoras, etc… todos esses negócios podem se beneficiar muito com a aplicação do Kanban.

Isso porque uma publicação precisa passar por muitas etapas até chegar ao seu leitor final, como por exemplo desenvolvimento, revisão, edição, diagramação e revisão final.

No Kanban, cada um destes processos pode ser uma coluna, enquanto cada uma destas publicações, um cartão.

Projetos


Projetos de desenvolvimento de software seguem um fluxo de trabalho que se adequa perfeitamente ao sistema Kanban.

Ao construir um backlog de tarefas na coluna “a fazer”, todos os membros da equipe sabem qual é o status de cada uma das atividades de todo o projeto.

Vendas

Para as equipes de vendas, o Kanban pode ser um bom sistema organizacional para controlar as metas.

Um exemplo de configuração seria: na primeira coluna, todas as metas a serem batidas dentro de um determinado período de tempo e, na segunda coluna, as que estão mais próximas de de seu objetivo e, ainda, em uma terceira coluna, todas as que já se cumpriram.

Estudos

Para vestibulandos, pessoas que estão se preparando para concurso público ou quaisquer outros estudantes, inclusive os estudantes de desenvolvimento da Kenzie Academy, o Kanban pode ser um ótimo organizador de disciplinas.

Seguindo a mesma lógica das organizações anteriores, a primeira coluna deve ser o backlog das matérias a serem estudadas dentro de um determinado período de tempo.

A segunda coluna diz respeito às matérias que estão sendo estudadas naquele momento e, a terceira, as disciplinas que já foram dominadas.

Por onde começar?

Se você deseja implementar o Kanban no seu trabalho ou na sua vida, mas não sabe por onde começar, listarei abaixo algumas dicas que podem te ajudar a preparar o terreno para o Kanban.

Mapeando processos

A primeira coisa que você deve fazer antes de organizar o seu quadro Kanban é mapear os processos que serão controlados através dele.

Primeiro, liste todas as tarefas que você deseja administrar e faça um cartão para cada uma delas. Podem ser os cartões coloridos, posts-its, o que você preferir.

Priorizando e padronizando etapas

Depois de listar todas as tarefas que irão para o quadro, chegou a hora de organizá-las hierarquicamente, da mais importante para a menos importante.

Isso será importante na hora de saber o que fazer primeiro e na hora de decidir que cor representará cada tarefa.

As mais urgentes, por exemplo, podem ser sinalizadas nos posts-its vermelhos, enquanto as menos prioritárias, com os posts-its verdes.

Treinando colaboradores

Outro bom momento para a utilização do Kanban é durante o período de treinamento de novos colaboradores.

As habilidades a serem passadas para os novos profissionais podem estar no backlog da primeira coluna e, conforme vão sendo dominadas, passam para as próximas, em um modelo semelhante ao do Kanban utilizado para o controle do fluxo de estudos.

Corrigindo e melhorando processos

Implementar um modelo eficaz de organização de processos é sempre benéfico, seja em qualquer setor ou área da vida.


Mais importante que o método, porém, é sua utilização sistemática e regular, como parte do escopo de trabalho: é isso que dará a ele a eficiência desejada.

Como usar o sistema Kanban?

Como citei acima, o Kanban pode ter um profissional responsável por sua utilização ou ser atualizado, todos os dias, por toda a equipe durante uma breve reunião pela manhã.

As duas maneiras possuem suas vantagens, mas somente a segunda traz maior comunicação entre todos os profissionais do time.

Conclusão

Exposto tudo isso, podemos concluir que a adoção do Kanban como o seu sistema de controle de fluxos ou produtos é altamente recomendável.

Boa visibilidade, baixo custo e simplicidade em sua implementação são algumas das razões pelas quais toda equipe com certeza trabalhará de maneira mais produtiva com o Kanban!

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